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Durante los últimos años, el equipo de archivo y preservación digital de ODILO ha tenido la oportunidad de trabajar y conversar con decenas de archiveros de diferentes instituciones y profesionales del sector público. Fruto de esta actividad, hemos tratado de resumir algunos de los puntos más destacados en torno al concepto de «archivo electrónico único».
Para completar este texto, además, hemos organizado un nuevo webinar que hemos titulado «Archivo integral: una propuesta para las instituciones obligadas al “archivo electrónico único”» y que se celebrará el 2 de octubre a las 12:00.
La inscripción para el webinar ya está abierta AQUÍ.
1. Lo que dice la Ley
El artículo 17 de la Ley 39/2015 establece que «Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados» indicando además que «los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión».
2. Lo que es el «archivo electrónico único»
En el contexto de la Ley y la normativa de desarrollo, el archivo electrónico único es, estrictamente, el conjunto de expedientes electrónicos compuestos por documentos, también electrónicos, que corresponden a procedimientos finalizados. Además, los expedientes y documentos deberán cumplir una serie de condiciones establecidas, entre otras, en las NTI de expediente y NTI de documento.
3. Lo que no es el «archivo electrónico único»
No forman parte del «archivo electrónico único» los documentos en soporte físico (papel) y los documentos electrónicos que no corresponden a procedimientos administrativos o aquellos que, formando parte de procedimientos administrativos, no son digitalizados conforme a los criterios establecidos por la normativa de desarrollo (son copias digitales pero no copias auténticas).
4. Corolario: «archivo electrónico» no es equivalente a «archivo electrónico único»
Perseguimos la completa digitalización del procedimiento administrativo y, con ese objetivo, la total interoperabilidad entre administraciones. Sin embargo, carece de sentido que se apliquen las estrictas condiciones de tramitación e interoperabilidad a documentos electrónicos que no forman parte de procedimientos administrativos (pero que son susceptibles de ser conservados en nuestros archivos). De ahí que todos los documentos electrónicos son «archivo electrónico» pero solo una parte son «archivo electrónico único».
5. Corolario: «archivo», «archivo electrónico» y «archivo electrónico único» son cosas diferentes
La función del archivo no cambia, ni tampoco se desdobla, ni se produce una escisión de una parte del fondo. El fondo del archivo incluye documentación en diferentes formatos: física y electrónica. Además, una parte tiene unas características especiales: es el «archivo electrónico único».
6. ¿Quién debe tener «archivo electrónico único»?
«Cada administración deberá mantener un archivo electrónico único» (Ley 39/2015). El uso del término «administración» resulta excluyente (de hecho el alcance está delimitado en el apartado 3 del artículo 2 de la Ley 39/2015). A efectos prácticos, otros organismos del sector público (no administraciones) como las universidades y otras entidades con potestades administrativas deben tener «archivo electrónico único» propio.
7. ¿Cuándo hay que transferir al «archivo electrónico único»?
Estrictamente y parafraseando a la Ley 39/2015, cuando el procedimiento correspondiente haya finalizado. En la práctica, hay opiniones para todo: mantener los expedientes electrónicos en el sistema de tramitación durante un tiempo antes de su transferencia al archivo; transferir directamente al archivo cuando el procedimiento finaliza.
8. Digitalización y archivo
Existen determinadas circunstancias en las que los procesos de digitalización implican la creación de documentos electrónicos que acabarán formando parte del «archivo electrónico único»: digitalización en el registro administrativo como copias auténticas para evitar el papel desde el inicio del trámite, digitalización (también como copia auténtica) de documentos existentes en papel susceptibles de formar parte de expedientes electrónicos… Sin embargo, existe documentación digitalizada que no cumple estos requisitos y procesos de digitalización (de documentación de carácter histórico, por ejemplo), que no tienen dichos objetivos.
9. Modelo OAIS y archivo
El sistema de información de archivo abierto (Open Archival Information System-OAIS) de la norma ISO 14721 es un estándar internacionalmente aceptado para la conservación a largo plazo de documentación. Está llamado a convertirse en el estándar de facto del «archivo electrónico único» porque encaja perfectamente con su alcance: «los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión».
10. ¿Para cuándo el «archivo electrónico único»?
No se concibe que una institución pueda tramitar conforme a los designios de la administración electrónica y, sin embargo, no contar con archivo electrónico único. Sin embargo, los plazos son los plazos. Así, el Real Decreto-ley 11/2018 realizó, in extremis, una ampliación del plazo para que las diferentes instituciones del sector público implantaran sus correspondientes «archivos electrónicos únicos»: « las previsiones relativas […] archivo único electrónico producirán efectos a partir del día 2 de octubre de 2020».
El pasado mes de agosto se publicó un Real Decreto-ley 27/2020 mediante el cual se producía una prórroga hasta el 2 de abril de 2021 para entidades locales. Sin embargo, el pasado 10 de septiembre el Congreso de los Diputados derogó este Real Decreto-ley volviendo a la fecha de implantación del próximo 2 de octubre.
Una vez más, mediante Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia se vuelve a la fecha límite de 2 de abril de 2021 para la implantación del archivo electrónico único. Con la diferencia de que en este caso el cambio de fecha se aplica a todas las entidades del sector público obligadas a cumplir con lo estipulado en la Ley 39/2015.