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La estructura descentralizada de la administración en España ha hecho que todas las administraciones tengan las mismas obligaciones de cara a sus ciudadanos y en cuanto a la aplicación de los preceptos de la administración electrónica independientemente de su población y sus recursos. Esto ha hecho que determinadas instituciones como las diputaciones, cabildos, consejos insulares, administraciones autonómicas, mancomunidades… hayan realizado tradicionalmente labores de apoyo y asistencia en diferentes materias a administraciones con menos recursos (normalmente municipios poco poblados).
Como hemos comentado, las diputaciones o sus equivalentes en los respectivos territorios o, en el caso de las comunidades autónomas uniprovinciales, las propias administraciones autonómicas que engloban las competencias de estas (Región de Murcia, La Rioja, Comunidad de Madrid…), prestan una labor fundamental dando servicio a municipios de menor tamaño, o con un menor acceso a recursos, sobre algunos aspectos como puede ser la administración electrónica y el archivo. Teniendo en cuenta la obligatoriedad de la implantación del archivo electrónico único antes del 2 de abril de 2021 se convierte en imprescindible que las diputaciones y sus organismos homólogos tomen cartas en el asunto, se actualicen para dar respuesta a lo que el artículo 17 de la Ley 39/2015 les obliga, y ofrezcan a los municipios a los que prestan servicios soluciones con las que estar actualizados y, por supuesto, cumplir con la normativa vigente.
Artículo 17. Archivo de documentos.
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
No se trata tanto de invadir la autonomía que tiene cada municipio a la hora de tomar una decisión en cuanto a la aplicación de la ley, sino de que la diputación u organismo análogo ofrezca una pauta o solución sobre la que cada municipio pueda decidir. Y sobre todo evitar que los municipios con menores recursos tengan que renunciar a las máximas funcionalidades. Es decir, las diputaciones, cabildos, consells insulars… ponen a disposición de los municipios los medios necesarios para cumplir con la ley dentro de los plazos establecidos. De este modo cada ayuntamiento podrá gestionar y preservar la documentación de su archivo
Por último, ofrecer un buen portal de difusión es básico en el contexto actual. Cada vez se hace más habitual la necesidad de acceder a la documentación de forma remota, por lo que tener la capacidad de ofrecer la documentación en el momento preciso y de forma controlada se ha convertido durante los últimos meses en una funcionalidad básica para los archivos.
Para hablar de todo esto y mucho más, pronto compartiremos la invitación al evento online que celebraremos el próximo 24 de febrero donde podremos escuchar de primera mano la situación actual de los archivos de dos diputaciones: la Diputación Provincial de Badajoz y la Diputación Provincial de Valladolid.