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Lo primero de todo
La Ley 39/2015 establece en su artículo 17 que toda la documentación electrónica de procedimientos finalizados debe ser conservada en formatos válidos (que garanticen su autenticidad, integridad, conservación…) en el «archivo electrónico único», y que cada administración debe contar con uno.
La aplicación de esta Ley debía haberse realizado antes del 2 de octubre de 2018, pero como ya sabemos se promovió una primera prórroga del proceso.
Vuelva usted mañana
Tras acercarnos a esta primera fecha sin haber obtenido una implantación generalizada de los preceptos de la Ley 39/2015, el 31 de agosto de 2018 se modificó, y se estableció una “primera” prórroga. Mediante el Real Decreto-Ley 11/2018 se pospuso la fecha de implantación hasta del (ahora cercano) 2 de octubre de 2020.
Llegó la era COVID-19
Pero eso no es todo, tras la paralización parcial de la Administración por la emergencia sanitaria, el Gobierno adoptó una serie de medidas para las entidades locales a través del Real Decreto-ley 27/2020. Entre otras medidas la de posponer la aplicación de la Ley 39/2015 hasta el 2 de abril de 2021.
El mundo da muchas vueltas
Pero otro revés más en la historia ha hecho que el pasado 10 de septiembre el Congreso de los Diputados derogase el Real Decreto-ley 27/2020 , que posponía la fecha máxima de implantación hasta abril de 2021, volviendo a la obligatoriedad de contar con un sistema de «archivo electrónico único» con el que gestionar los expedientes electrónicos antes del 2 de octubre de 2020.
Un déjà vu
Sin embargo, la historia no podía quedar así, y el pasado 22 de septiembre de nuevo mediante Real Decreto-Ley, el 28/2020, de trabajo a distancia, incluía una disposición final en la que se indica que vuelve a modificarse de nuevo la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esta última modificación señala el 2 de abril de 2021 (de nuevo) como fecha límite para la implantación del «archivo electrónico único». En esta ocasión la prórroga afecta a todas las instituciones obligadas a implantar el «archivo electrónico único» mediante la Ley 39/2015, y no solo a entidades locales como pasaba con el Real Decreto-Ley anterior.
Respondiendo las dudas
A pesar de todos estos cambios en la legislación, la realidad actual es que la digitalización de las instituciones es una realidad, y más pronto que tarde, las administraciones, y otras entidades del sector público deberán disponer de un «archivo electrónico único» propio para cumplir con la legalidad.
Y con todo esto surgen un sinfín de dudas:
- Se me ha acabado el plazo ¿qué hago?
- Si no tengo «archivo electrónico único» ¿ya no dispongo de plazo?
- ¿Es previsible que finalmente llegue una nueva prórroga?
- ¿Tiene solución?
- ¿Qué consecuencias tiene para mi institución el no tener un «archivo electrónico único»?
Para resolver todas estas dudas y otras que pudieran surgir en los próximos días, te invitamos al Webinar «Archivo integral: una propuesta para las instituciones obligadas al «archivo electrónico único» que tendrá lugar el próximo 2 de octubre a las 12:00.