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El impacto de desastres, ya sean naturales o no, como inundaciones, terremotos, incendios e incluso guerras, pueden ser devastadores para cualquier institución o entidad que custodie documentos. Así se ha comprobado con algunos sucesos recientes como el incendio del Archivo Municipal de Burjassot, en enero de 2024, o las inundaciones a raíz de la DANA, en octubre de 2024, en la Comunidad Valenciana. Por no hablar de la cantidad de documentación que es destruida a raíz de conflictos bélicos, que tiene como objetivo, en algunos casos, la damnatio memoriae.
Sobre estos documentos esenciales ya hablaba, en un artículo de 2021, Normadat: “Un documento esencial es aquel que permite asegurar la continuidad en el funcionamiento de una institución, salvaguardando el registro documental que apoya el funcionamiento de sus actividades en caso de desastre. Son indispensables para la toma de decisiones”.
¿Qué sucede cuándo estos documentos desaparecen? ¿Cómo se debe proceder ante la pérdida de la documentación?
Según el artículo escrito por el Grupo de Trabajo de Archivos Municipales de Murcia, la Norma UNE-ISO 15489 fue una de las primeras en plantear un análisis de evaluación de riesgos de seguridad, la recuperación de los documentos esenciales para el funcionamiento de las administraciones. Además, en ella se consagra la clasificación funcional y trata de forma amplia los documentos esenciales, a la vez que asigna a la gestión de documentos electrónicos, un papel imprescindible para desarrollar una organización de forma adecuada.
Según el grupo de trabajo, anteriormente citado, un documento esencial:
“Permite asegurar el funcionamiento de una institución garantizando la salvaguarda de sus derechos, así como la continuidad de sus funciones y actividades en caso de desastre natural, pérdida y/o destrucción de éste. Son indispensables para la toma de decisiones del momento, del hoy, no del pasado”.
En el tratamiento de la documentación, el estudio de los documentos esenciales debería considerarse como algo añadido a la valoración de las series documentales, no como algo ajeno. Los documentos esenciales son estrictamente necesarios para, en caso de desastre, poder organizar la institución y recuperar su normalidad lo antes posible. Mientras que la valoración de documentación nos permite mantener un control exhaustivo de la documentación que se produce, es decir, su eliminación, conservación y acceso.
La realidad de muchos archivos es que todavía se encuentran en un estado «híbrido». Una parte significativa de la documentación, especialmente aquella que debe someterse al trámite de valoración documental —es decir, al proceso de decidir si debe conservarse o eliminarse—, aún se encuentra en soporte físico. Como añadido, el desconocimiento del concepto de «documento esencial» por parte de muchos profesionales dificulta aún más esta tarea.
En algunos casos, hay complicaciones a la hora de discernir cuál es un documento esencial y cuál no. De hecho, la National Archives and Records Administration (NARA) estima que solo entre el 1%-10% de la documentación puede considerarse como tal.
Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Administración Pública, redactó, en 2013, el Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos en el que recomendaban una serie de requisitos que debían cumplir los documentos para considerarse esenciales:
- Informan de las directrices, estrategias y planificación de la institución.
- De carácter jurídico que recojan derechos legales, económicos y patrimoniales del organismo y sus trabajadores.
- Presentan información sobre los edificios, instalaciones y el funcionamiento de los sistemas del organismo.
- Dejan constancia de los acuerdos y resoluciones de los órganos de gobierno de la entidad, tanto colegiados como unipersonales.
- Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, profesionales, financieros, jurídicos u otros derechos de los individuos o otras instituciones del propio organismo.
- Contienen elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas.
Es aquí donde entra el importante papel de la preservación: es imperativo que esta documentación sea conservada como una copia electrónica auténtica. El ya mencionado Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos, establece que la gestión de los documentos calificados como esenciales han de pasar por el proceso de obtención de una copia electrónica auténtica y, estas deberán ser conservadas en servidores que cumplan con todas las garantías de seguridad. En el caso de la documentación en papel implica la conservación del documento hasta que exista un dictamen de sustitución de soporte, pero ya existiría una copia en formato digital que preserve este documento.
Todo esto garantiza la continuidad en la prestación de servicios por parte de los organismos en caso de emergencia. La creación de un soporte alternativo al original, como el uso del sistema en la nube (cloud), asegura la preservación de la información contenida en los documentos y optimiza la eficiencia en su acceso, ya que permite consultar la información independientemente de si el soporte original se vuelve obsoleto, evitando así la manipulación de la documentación original y reduciendo los riesgos de deterioro.