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La archivística se encuentra actualmente en un cambio de paradigma: la transformación digital ha obligado a la transición del documento en papel al electrónico. Esto otorga a la figura del archivero un nuevo rol multidisciplinar enfocado en la gestión documental: producción de documentos, definición de tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, preservación, difusión, acceso, etc. Esta situación “híbrida” puede implicar que, a nivel técnico, el archivero ya no sea el único profesional que interviene en el proceso, sino que interactúe con otros expertos -y usuarios- dentro y fuera de su organización para llevar a cabo estas tareas de forma adecuada.
Dentro de la gestión documental actual, las integraciones son un proceso fundamental para optimizar la administración y el flujo de la información en una organización. En otras palabras, se hace referencia al proceso por el que que sistemas de software creados de forma independiente funcionen juntos. El objetivo es fomentar el intercambio flexible de datos entre aplicaciones para aumentar la eficiencia, la accesibilidad y seguridad de los documentos.
En el caso de ODILO, por ejemplo, la solución de archivo se conecta a los diferentes tramitadores de administración electrónica, sistemas de autenticación u otras aplicaciones que proporcionan valor añadido a sus servicios y que intervienen en la gestión de documentos de archivo.
En este sentido, las integraciones ofrecen una serie de ventajas: permiten que aplicaciones que, en principio, actúan sobre etapas diferentes de los procesos administrativos se conecten de forma automática. De este modo, se facilita el flujo de trabajo de los administrativos y de los archiveros en cada etapa del ciclo de vida de los documentos. Este es el caso de las integraciones entre las soluciones de archivo y los tramitadores de administración electrónica y/o los gestores documentales. Asimismo, permiten conectar aplicaciones que ofrecen servicios distintos y que pueden entenderse como complementarios. Esto favorece, por ejemplo, la autenticación en la solución de archivo de los usuarios mediante sistemas de autenticación externos; la recuperación y/o consulta de información gestionada en la solución de archivo por aplicaciones externas, etc.
Todo ello da valor a la solución de archivo, siendo complementada con otros servicios, como las aplicaciones de transcripción, digitalización, etc.; y la gestión del almacenamiento a partir de distintos modelos o sistemas de almacenamiento.
Entre sistemas del mismo fabricante, la integración suele ser sencilla. Sin embargo, si los sistemas son muy antiguos (sistemas legacy) y/o son de diferentes fabricantes, cada uno de ellos tendrá su propio código. Eso hace que la comunicación pueda ser complicada, aunque no imposible. Los proveedores de las diferentes soluciones tienen que ponerse en contacto para poder crear una forma de conectarse. Por ejemplo, desarrollando una API que permita la conexión de ambos sistemas.
Para facilitar la interoperabilidad real entre dos aplicaciones, es decir, para que dos sistemas puedan intercambiar información de forma segura y automática, debe atenderse a los formatos de la documentación. Este es el caso de, por ejemplo, las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) que actúan sobre los distintos formatos que debe respetar la documentación electrónica.
En definitiva, integrar sistemas puede ser muy útil para agilizar, por ejemplo, el flujo de trabajo relacionado con la gestión de documentos. El objetivo final es maximizar los beneficios de una integración y, para ello, es importante que las partes interesadas definan el alcance y el propósito de la misma, usar estándares y asegurar la cadena de custodia de la documentación.