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Gracias al imparable avance tecnológico que hemos presenciado (y seguimos presenciando) en las últimas décadas, se han producido cambios en la forma de tratar la información y con ellos, en la manera en la que las instituciones trabajan. La digitalización ha ganado terreno al papel y, pese a que en la actualidad vivimos en un periodo de convivencia de ambos, la previsión es que acabe con él de aquí a unos años.  Estos cambios han dado lugar al desarrollo de nuevos formatos nunca antes tratados por lo que también se ha producido un cambio en la tipología de documentos.

Estos cambios provocaron que, a mediados de los años 90, se empezase a replantear el uso de la documentación en estos nuevos formatos, promoviendo a cada institución a buscar y plantear soluciones para la puesta en marcha de diferentes programas de digitalización de fondos. Nació, por tanto, una nueva necesidad ante la conservación y la preservación de los documentos de cara a la memoria de la sociedad en el futuro.

Es en ese contexto, cuando empieza a convivir la documentación digitalizada proveniente de los fondos físicos, junto con aquella que se crea directamente en formato electrónico. Surgen entonces nuevas cuestiones a resolver como por ejemplo: cómo poder gestionar ambos tipos de soportes, cómo asegurar el avance tecnológico si se contase con un hardware que no fuese obsoleto… 

Esto ha derivado en una situación de incertidumbre ante los soportes de almacenamiento digital y su vida útil, ya que para poder acceder a los mismos, se necesita de unas tecnologías que van evolucionando a gran velocidad, lo que provoca que en muchos casos terminan quedándose obsoletas. En la actualidad, nos encontramos en la era de la información, y el “inmediatismo” en los cuales nos vemos obligados a adaptarnos y aprender a utilizar tecnologías en un entorno de constante transformación. Aunque los soportes y las características de la información han variado a lo largo de la historia, el enfoque archivístico tradicional sigue siendo posible a día de hoy, eso sí, adaptando los métodos, las técnicas y las herramientas ante una gestión en el ámbito digital.

En este escenario las instituciones se han visto obligadas a buscar la manera de mantener y asegurar la preservación y la conservación de la información más allá del formato (soporte) que la sustenta. Además, son los propios organismos los que tienen la necesidad de definir nuevas propuestas que establezcan los procedimientos y las buenas prácticas en la gestión de los objetos digitales.

Uno de los problemas que han surgido motivados por estos cambios es la obsolescencia y la consiguiente pérdida de la información en formatos electrónicos. En enero de 2002, para enfrentarlo, se publica la primera versión de la norma OAIS (Open Archival Information System), que en castellano se traduce como Sistema de Información de Archivo Abierto. En ese mismo año, se aprueba la norma ISO 14721 en colaboración con la Organización Internacional para la Normalización (ISO) que llevó a cabo el desarrollo de la norma OAIS para permitir la gestión de los datos. De esta forma, se hace una mejora en el planteamiento del modelo y se aplica en la práctica para dar respuesta a una necesidad facilitar la coexistencia entre formatos tanto digital como en papel para asegurar la conservación de la información mediante la norma OAIS y el desarrollo que permite llevar a la práctica esa idea, en este caso la ISO 14721.

¿Qué es OAIS?

“OAIS (Open Archival Information System) es un modelo de referencia que define los procesos necesarios para preservar y acceder a los objetos de información de forma efectiva y a largo plazo, estableciendo un lenguaje común que los describe. Al tratarse de un modelo, no específica una forma de hacerlo, sino que proporciona el marco para poder hacerlo con éxito, describiendo las funcionalidades básicas y los tipos de información requeridos para el entorno de preservación. OAIS identifica las responsabilidades obligatorias, así como las interacciones de los productores, consumidores y gestores de documentos, tanto en papel como digitales. Aporta un método normalizado para describir la funcionalidad de repositorio, proporcionando modelos detallados de información y funciones archivísticas.” (Biblioteca Nacional de España)

El OAIS no limita su enfoque a documentación electrónica de una tipología específica, sino que va más allá. Uno de los errores más comunes que se cometen con este modelo es el pensamiento de que solo se aplica a documentación corporativa, como expedientes electrónicos administrativos, ya que se se puede asignar a todo tipo de información; y, además, llevar a cabo un plan de preservación excluyendo datos que son importantes para la organización. El modelo establece una serie de características obligatorias como: mantener una estructura cerrada y la conservación mínima de información de los documentos. Esto conlleva a que haya dificultades a la hora de la aplicación de estándares de gestión documental. Por ello, estas características se añaden en la fase final del ciclo de vida del documento, cuando el contenido de la documentación administrativa no va a sufrir alteraciones. (¡Es la preservación digital, estúpido!)

¿Cómo implementan las instituciones el modelo OAIS?

Las propias instituciones públicas pueden aplicar directamente el modelo OAIS pero generalmente es habitual que las organizaciones recurran a proveedores de servicios, ya que estos les ofrecen un mayor número de ventajas:

• Garantizan la seguridad, pues es el propio organismo que proporciona los servicios quién se responsabiliza de que el cliente cuente con las máximas garantías de seguridad a la hora de conservar los datos e información que almacena.
• Permiten la aplicación especializada adaptándose a las necesidades del cliente y a su fondo.
• Aseguran un continuo desarrollo gracias a la actualización del software consiguiendo que así no queden obsoletos los formatos y que se pueda acceder a la información en todo momento.

Para cumplir con los anteriores puntos, desde ODILO, se trabaja con un modelo integral que aúna el  archivo físico y electrónico, la difusión y acceso controlado; y la preservación digital bajo los criterios del modelo OAIS. Combina tanto las soluciones como los productos tecnológicos en arquitectura cloud aunque permite la compatibilidad con opciones locales y modelos híbridos, junto con servicios de consultoría realizados por profesionales especializados.

Los objetos digitales que se utilizan tienen distintos niveles de almacenamiento que están interrelacionados con la preservación y que permiten asegurar la continuidad de la documentación a largo plazo. Además, se ha incorporado la posibilidad de que la propia organización pueda gestionar de forma autónoma la recuperación de los objetos digitales tras su almacenamiento a largo plazo. Para llevar a cabo está acción, es importante entender la estructura compleja de relaciones entre elementos físicos, las diferentes representaciones y sus resultados electrónicos.

En la actualidad seguimos trabajando para dar respuesta a las necesidades de difusión de las instituciones, cada vez más enfocada a la personalización de sus portales y al modelo enfocado al usuario consumidor de la información, sin perder de vista la preservación contextualizada a largo plazo de la documentación. Asimismo, seguimos investigando los sistemas de almacenamiento más rentables de la estructura de relaciones y promoviendo la aplicación de  modelos y estándares más actualizados en materia de preservación como por ejemplo eArchiving, el cual “proporciona especificaciones básicas, software, capacitación y conocimientos para ayudar a las personas a preservar y reutilizar la información a largo plazo.” de tal forma que sean más rentables y estén más adaptados a la evolución tecnológica de las instituciones.