Por: Andrea Moreno, técnico de Archivo y Preservación en ODILO
Como cada año, ODILO se suma a la celebración del día mundial de la preservación digital. Uno de los objetivos en los que se centra la preservación digital es asegurar que los elementos digitales sigan siendo legibles y accesibles con el paso del tiempo y la evolución de las tecnologías.
Los profesionales del sector buscan constantemente conocer la situación para trazar las líneas de trabajo que se han de seguir; además de analizar la situación de forma continuada para dar respuesta a los diferentes escenarios que se pudiesen dar.
No es mínimo el esfuerzo que supone asegurar la preservación a largo plazo de la documentación. Y es que unificar la gestión de procesos documentales actuales puede provocar algún que otro dolor de cabeza, y en ODILO lo sabemos bien.
Todo comenzó con la necesidad de buscar un modelo que permitiera que las instituciones se adaptaran al nuevo modelo de archivo electrónico único, impulsado por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (disponible en el siguiente enlace) y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (disponible en el siguiente enlace), También se requería atender las pautas propuestas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (disponible en el siguiente enlace). Además, en ODILO apostamos por el modelo OAIS, que establece los procesos de gestión del archivo a través de distintos elementos, como la definición de paquetes de información. Estos, dependiendo de las funciones que cumplan, contienen diferentes tipos de metadatos y facilitan la disposición de copias de seguridad y el acceso a la información, respetando las pautas de confidencialidad convenientes.
El modelo de ODILO, por tanto, se adapta a los requerimientos nacionales e internacionales, ofreciendo un servicio global, y adaptado a las diferentes estructuras y modelos de trabajo utilizados. Podemos afirmar con orgullo que, cerrando este año 2021, hemos implantado diferentes sistemas de archivo y preservación que hoy están en producción.
Si os preguntáis cómo se puede cuidar la preservación, cuando parece un concepto tan abstracto, debéis saber que nuestro equipo de preservación realiza diariamente distintas tareas dirigidas a detectar cualquier riesgo o incidencia que pueda afectar a la documentación de nuestros clientes y al sistema de preservación en general, asegurando que no les afecte ningún tipo de elemento. El análisis y la preocupación de nuestro equipo es constante. Por eso, también contamos con una serie de certificaciones ISO (de seguridad, seguridad cloud y de repositorio de terceros de confianza, entre otras) y una labor de seguimiento periódico del sistema de preservación de cada cliente.
Actualmente, tras acumular gran experiencia en el campo del archivo y la preservación, queremos seguir ofreciendo el mejor servicio especializado. Por ello, estamos en pleno desarrollo de un nuevo modelo de gestión de la información, que combina OAIS y eArchiving. Este modelo cambiará completamente la estructura y el proceso de generación de paquetes de información.
Finalmente, queríamos felicitar a todos los profesionales del ámbito del archivo y de la preservación, que trabajan para mejorar día a día el futuro de la gestión de los archivos y de los centros de documentación.