Cuando hablamos de Edad Oscura es probable que uno piense en el cliché de la Edad Media como un periodo sombrío de la historia, pero nada más lejos de la realidad. La verdad es que esta época fue llamada así por el colapso del mundo micénico en el 1100 a.C., el porqué de este nombre reside en que, hasta el siglo VII a.C., no se volverían a tener testimonios sobre la antigua civilización griega. Se trata de una etapa con muy poca información al respecto, ya que las fuentes documentales se han perdido por el paso del tiempo. 

Tomando como referencia estos acontecimientos, se ha comenzado a hablar en la administración digital y de los problemas de la obsolescencia programada como una Edad Oscura del documento electrónico. La continua aparición de nuevos formatos, softwares y hardwares, dejan a la vista algunos inconvenientes en los avances tecnológicos. 

Muchos de los dispositivos que se utilizaban hace una década, han quedado en desuso por la aparición de otros más avanzados y que solucionan algunos de los problemas que tenían sus predecesores, sin embargo, dejan tras de sí antiguos sistemas, que muchas veces no son transferibles y quedan relegados a una imposibilidad de actualización y recuperación de los datos. Muchos se acordarán de los “Disquetes”, los “CDs” o los “DVDs”, que hace no tanto tiempo ocupaban nuestras estanterías, armarios y cajones, pero que tras la llegada de los USBs, desaparecieron tanto ellos, como los medios que los leían, e incluso en los últimos años, parece que la llegada del almacenamiento en la nube, va a hacer esto mismo con los USBs.

Esto deja de manifiesto un nuevo reto de la era digital: la actualización y mejora de los sistemas frente a la recuperación, conservación y posibilidad de manipulación de las tecnologías que han quedado abandonadas. Por suerte, ya se están planteando soluciones para solventarlo, la programación de emuladores que permiten la replicación de hardwares y softwares anticuados, estos son procesos lentos y bastante costosos, además que las tecnologías no han explorado demasiado esas áreas. Otra solución, es la normalización en cuestión de formatos a nivel nacional e internacional (Normas ISO o Normas UNE entre otras).

Sin embargo, de momento no hay una medida definitiva que permita “relajarse” en este sentido y solo son soluciones temporales frente al cambio continuo. Las ventajas que proporcionan los nuevos softwares, pueden suponer por otra parte la pérdida de información, lo que implica inseguridad en cuanto a la conservación. Por ello, los sistemas que se contraten deben responder a las políticas y normativas de seguridad correspondientes, para confiar en un seguimiento y continua adaptación a los cambios del mismo. En este caso, los equipos técnicos que se encargan de los aspectos tecnológicos de la gestión de documentos, deben estar atentos e implementar eficientemente todos los cambios y actualizaciones. En este aspecto, el equipo técnico se haría cargo de llevar a cabo todo el mantenimiento constante, pero, ¿qué ocurre cuando no hay un equipo dedicado a ello? 

Sin lugar a dudas, la falta en muchas ocasiones de personal cualificado, impide la resolución de estos problemas y entorpece enormemente las labores de digitalización e informatización de la institución. Por lo que es prudente decir que el problema principal radica en la falta de formación en nuevas tecnologías, no solo de un grupo que se encargue de los documentos digitales, sino que de todos los trabajadores. A este problema se le suman dos más, por una parte la falta de inversión en softwares competentes que permitan la buena gestión de documentos y además que aseguren unos estándares mínimos, y por otra parte la falta de generalización de dichos softwares que permitan una interoperabilidad más sencilla y eficiente.

El constante avance tecnológico y la falta de personal, pueden suponer un peligro para la conservación documental digital. La pérdida de información al actualizar los medios digitales, el gran volumen de información con el que trabajar o la falta de medios, hacen de la obsolescencia programada un gran desafío que afrontar en la nueva era digital.

Si no queremos, al igual que ocurrió en el mundo griego, que toda esa documentación se pierda, debemos mantenernos actualizados e intentar utilizar los medios que haya para que esta “actualización” sea lo más cómoda, segura y eficaz posible.