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Cada vez son más los archivos que optan por una solución que les permita gestionar la documentación que custodian de forma completa y eficiente. Este es el caso de la Universidad de Alcalá de Henares que ha optado por integrar su archivo físico y digital, gestionándolo desde los servicios de archivo y preservación de ODILO, entidad a la que ha adjudicado la licitación de esta plataforma.
La administración electrónica y su llegada al archivo no estaba en duda, pero los acontecimientos de los últimos meses han resaltado aún más la importancia de que los archivos se suban al tren de la transformación digital. La documentación electrónica debe estar accesible incluso aunque se encuentre en fase de archivo y, por supuesto, mantener su integridad y autenticidad a lo largo del tiempo. La tecnología de ODILO proporciona funcionalidades avanzadas de «archivo electrónico único» con lo que el Archivo gestionará toda la producción administrativa de la Universidad.
Por otra parte, la Universidad de Alcalá de Henares, tratándose de una de las Universidades más antiguas de España, cuenta con un rico fondo patrimonial que poco a poco se va digitalizando. Es necesario asegurar la perdurabilidad no solo de los documentos originales, sino también de las copias generadas en versión digital para que todo el esfuerzo realizado no caiga en desuso y pueda llegar a perderse. Para evitarlo, las soluciones de archivo y preservación de ODILO se encuentran desarrolladas sobre la metodología del modelo OAIS (Open Archival Information System) para asegurar la conservación de la documentación a largo plazo.
Además, durante la pandemia, desde el Archivo de la Universidad de Alcalá de Henares se ha promovido un proyecto de fotografía para documentar la situación excepcional en la que nos encontramos. Fue una iniciativa que propuso el propio Archivo, y con la que se ha pretendido recopilar las experiencias vividas por los vecinos, estudiantes, profesores y personal de la Universidad durante estos meses excepcionales.
Por último, la solución cuenta con un portal de difusión a través del cual se podrá acceder, con diferentes permisos de acceso, a la documentación que ha ido recogiendo la Universidad de Alcalá de Henares a lo largo de sus más de 500 años de historia.