Durante el «Desayuno sobre la situación y perspectivas de los archivos públicos en 2019» ODILO y la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC), generaron conversación en torno a algunas cuestiones fundamentales de la situación actual de los archivos en el año 2019.

El evento se llevó a cabo el pasado lunes 10 de junio en la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad Complutense de Madrid (UCM), en el marco de la conmemoración del Día Internacional de los Archivos (9 de junio). 

Os dejamos los aportes y conclusiones producto de la conversación generada por un estupendo plantel de archiveros y especialistas en gestión documental.  Los profesionales conversaron sobre la definición del estado de los archivos de la administración, los modelos tecnológicos con mayor proyección y las perspectivas de los archivos para el futuro próximo.

Severiano Hernández Vicente (Subdirección General de los Archivos Estatales)

Severiano Hernández Vicente comienza su intervención haciendo una retrospectiva de la historia reciente de los archivos que nos ayuda a comprender la situación actual de estas instituciones. Los archivos son la institución cultural con un desarrollo más lento a lo largo de los últimos 40 años, tal es así que aún hay muchas provincias que no cuentan con un archivo provincial. Esta problemática viene heredada por la unión durante la dictadura franquista de archivos y bibliotecas, así como de algunos rangos de funcionariado. Esta situación provocó que, con la llegada de la democracia y por tanto de la descentralización de servicios, algunas provincias tomasen la iniciativa para gestionar su patrimonio documental mientras que otras no lo hicieron. Poco a poco todas las comunidades han ido invirtiendo recursos en la mejora de esta situación, aunque aun hay camino por recorrer.

El reto que plantea el ponente es normalizar la situación de los archivos de titularidad de cada una de las comunidades autónomas. Pero también asumir la responsabilidad de mantener estas instituciones, no solo en cuanto a sus instalaciones, sino también en cuanto a la actualización de procesos y normativas.

La carencia que tienen los archivos de personal de cualquier tipo de formación y nivel de funcionariado dificulta aun más el mantenimiento de estos archivos. Esta carencia constante, se ha visto agravada con el periodo de crisis económica que se ha vivido durante los últimos años. La falta de recursos ha provocado la obsolescencia de los materiales con los que cuentan los archivos.

Desde la Subdirección General de los Archivos Estatales se ha buscado remediar de algún modo estos problemas que planteaba Severiano Hernández Vicente. Se han revisado los procesos, y se ha comenzado a elaborar un manual de actuación para que todos los archivos de la Subdirección, o dependientes de la misma dispongan de unas pautas de actuación. Para la elaboración de estos materiales se ha contado con diferentes grupos de trabajo de tal forma que se le ha podido dar una visión transversal a las soluciones que se plantean.

Gerardo Bustos Pretel (Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda)

“El archivo es una parte del proceso de tramitación (de gestión), del procedimiento administrativo”, Gerardo Bustos aborda su intervención destacando la importancia de considerar al archivo como un elemento vivo dentro de la institución que debe estar en línea con el resto del ministerio.

Los archivos no son un proyecto aislado. Los ministerios deben replantearse la estructura interna y las competencias de los archivos dentro de las de instituciones. El archivo debe estar presente en toda la vida del documento. La subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda ha optado por la incorporación una nueva función de coordinación de la política de gestión de documentos electrónicos de todo el Ministerio.

El archivero, y por tanto el archivo, debe tener un papel importante dentro del ministerio en todo lo referente a la gestión documental, puesto que es la persona que mejor conoce el proceso Tradicionalmente la gestión de documentos suele estar coordinada, bien por el ámbito del archivo, bien por la parte tecnológica, pero es importante que quede definida en algún punto para que no deje de tenerse en cuenta. No debemos olvidar que los archiveros cuentan con una posición ventajosa respecto a otros profesionales en el conocimiento de la gestión documental, a falta de posicionarse un poco más en el tema de la administración electrónica.

Todo esto debe enmarcarse en el proceso de transformación digital en el que nos encontramos. Esta transformación se debe tener presente cuando hablamos de archivos, tomando especial relevancia el archivo electrónico único. Durante los últimos años nos hemos centrado en las fechas de aplicación del archivo electrónico único olvidando el procedimiento electrónico. Es necesario que haya una gestión electrónica de la documentación para que el archivo electrónico único pueda cumplir con sus funciones. El avance tecnológico es muy rápido por lo que los archivos deben saber adaptase a tiempo y de la forma más correcta posible. En este sentido aún queda mucho por hacer, pero ya tenemos mucho camino recorrido.

Mª Paz Sánchez Funenga (Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid)

Mª Paz Sánchez Funenga focaliza su comunicación en el ámbito de las comunidades autónomas, aunque la comunidad por la que se ve representada es la Comunidad de Madrid, coincide en que todas las comunidades autónomas tienen en común una legislación en la que basar su trabajo. Más allá del impulso que se ha dado en los últimos años a la legislación del archivo electrónico único, los archivos cuentan con legislación anterior que regula los procedimientos y que debe cumplirse. Es importante que las empresas de software tengan en cuenta esta tradición documental a la hora de plantear el diseño y funcionalidades de sus herramientas.

Como hizo Gerardo Bustos en su comunicación, Mª Paz Sánchez Funenga destaca la necesidad de tener en cuenta el expediente desde el mismo momento en el que se crea. El archivo es por tanto una institución presente en todo el proceso documental, no solo en el cierre del expediente.

En la etapa digital en la que nos encontramos no solo se debe tener en cuenta la preservación a largo plazo, si no también la posibilidad de eliminación o expurgo del mismo modo que viene haciéndose en los archivos físicos. Son tres los aspectos más relevantes en la gestión documental tradicional que destaca Mª Paz Sánchez Funenga: los cuadros de clasificación, el ciclo de vida de los documentos (paso de un archivo a otro, transferencias…), y el expurgo. Es necesario mantener estos procesos que se dan en el modelo de archivo tradicional, a la actual situación de archivo electrónico. “La archivística en sí no cambia, lo que hace es adaptarse”.

Todos los cambios hacia el modelo digital son adecuados y deben realizarse, pero estos nuevos servicios deben cumplir en todo momento con los certificados correspondientes. También es importante que se unifiquen los procedimientos usando aplicaciones que permitan seguir todo el proceso de gestión documental.

José Mª Nogales Herrera (Archivero del Ayuntamiento de Alcalá de Henares y Presidente de ANABAD)

José Mª Nogales Herrera destaca de nuevo el trabajo que se ha realizado en los archivos durante los últimos 40 años. Aun no siendo suficiente, en los últimos años son muchos los municipios que han puesto en marcha sus archivos locales. No siempre los municipios cuentan con los recursos materiales o plantilla profesional suficientes para poner en marcha estos archivos, pero si es necesario que tengan una política clara de gestión documental.

Todos los ayuntamientos están en la misma situación legal, aunque se ha redactado una nueva Ley Regional de Archivos para sustituir a la que ha quedado obsoleta, pero aún no ha entrado en vigor. Pero no solo vale con disponer de la legislación correspondiente, si no que es necesario que estas leyes se cumplan en su totalidad. Un ejemplo lo vemos en la necesidad de ampliar el plazo de ejecución de la Ley 30/2015, más allá de una imposibilidad material de llevarla a cabo se ha dado una falta de previsión que ha forzado la necesidad de dar una prórroga.

Este camino hacia lo digital no solo está impuesto legalmente, si no que la tecnología a avanzado y la sociedad está adaptando estos nuevos modelos en la vida cotidiana. La administración no debe quedarse atrás en este cambio hacia lo digital. Esta transformación va más allá de la digitalización de la documentación en papel. “Tienen que convivir el archivo tradicional en papel y en pergamino […] con la documentación nativa digital”. Las aplicaciones que se desarrollen deben cubrir estas dos posibilidades, de archivo tradicional y archivo electrónico.

El igual que los ponentes anteriores, José Mª Nogales Herrera recalca la necesidad de que el archivo mantenga las funciones tradicionales de preservación, conservación, descripción, y servicio, de los archivos físicos; pero el archivo electrónico administrativo debe formar parte de todo el ciclo de vida de los documentos de forma colaborativa con otros departamentos de la administración. Esta gestión de todos los tipos de documentación durante el proceso completo debe realizarse desde una plataforma integrada que permita tramitar desde una única aplicación todo el proceso documental.  

Tras la intervención de los cuatro ponentes tuvo lugar un interesante intercambio de preguntas con el público asistente que puede verse en el siguiente vídeo (a partir del minuto 1:07:33):