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Los archivos y entidades parten de un modelo basado en la conservación de la memoria colectiva e institucional. La representación del archivo es una de las partes más importantes de un estado democrático ya que dejan una serie de testimonios documentales y evidencias que aseguran el buen hacer de estas instituciones.
Los archivos permiten salvaguardar los derechos subjetivos de los ciudadanos ya sean de carácter legal, personal o familiar, desde el reconocimiento de nuestras posesiones materiales hasta las garantías de nuestras presentaciones sociales, pasando por nuestras obligaciones a nivel tributario y judicial. Con el objetivo de una conservación a largo plazo de la cultura con la acreditación de derechos y obligaciones.
El desarrollo de la Administración electrónica y el incremento de herramientas TIC ha concluido en la necesidad de conservar la documentación digital que se genere. Es una tarea compleja y en muchas ocasiones no se cuenta con la capacidad técnica para llevarla a cabo.
El modelo de almacenamiento y gestión con el que trabajamos en ODILO Memoria Digital y que además proponemos como solución, se basa en uno de los pilares del modelo OAIS ISO 14721: Gestión y preservación de los documentos y la información digital. La construcción de paquetes de archivo (Archival Information Packages – AIP) autocontenidos y autoentendibles. Un conjunto de documentos y de contexto que permite recuperar un sistema completo, asegurando la integridad, autenticidad, acceso, etc.
Este modelo estandarizado y autoentendible incluye relaciones de jerarquía entre la información y relaciones entre los diferentes elementos de la colección. De este modo, se busca que la información de contexto y los medios de representación estén siempre actualizados, ya que son necesarios para que el conjunto sea comprensible y accesible a muy largo plazo.
Los sistemas de gestión de información de negocio han ido en aumento. Hoy en día existen instituciones en las que la información está distribuida en lugares independientes que dan respuesta a necesidades concretas, pero sin una visión de conservación a largo plazo. Por ello, apostamos por este reto para conseguir la integración y construir un sistema continuo y global de preservación OAIS. Una forma de garantizar que lo que planteamos es realmente cierto y que los criterios de seguridad y conservación a largo plazo están auditados, incluso en los supuestos de desaparición del proveedor.Macarena Urbina, Técnico de Archivo y Preservación digital de ODILO, nos habló de todo esto y mucho más en su ponencia en el evento “Towards a Self-understanding storage and preservation model” organizado por la Library of Congress. Un acontecimiento que se desarrolló durante dos días y en el que tuvimos la oportunidad de participar junto con otros miembros de profesión.